就業規則の作り方

就業規則とは

就業規則は、働く際の基本的なルールや労働条件を定めているルールブックです。
ルールは好きに作って良いのか？というとそうではなく、盛り込む内容や作成手続きが労働基準法によって定められています。

労働基準法第89条（作成及び届出の義務）

常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。

一　始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項

二　賃金（臨時の賃金等を除く。以下この号において同じ。）の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項

三　退職に関する事項（解雇の事由を含む。）

三の二　退職手当の定めをする場合においては、適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項

四　臨時の賃金等（退職手当を除く。）及び最低賃金額の定めをする場合においては、これに関する事項

五　労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項

六　安全及び衛生に関する定めをする場合においては、これに関する事項

七　職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項

八　災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項

九　表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項

十　前各号に掲げるもののほか、当該事業場の労働者のすべてに適用される定めをする場合においては、これに関する事項

■「常時十人以上」とは？

正社員だけでなく、契約社員、パートなど雇用形態に関わらず、常態として10人以上雇用していることを言います。
常時10人は雇用していないが、繁忙期対応で一時的に10人を超える場合は該当しません。
また、退職により、一時的に常時10人を割った時は常時10人以上に該当します。

労働基準法は「場所」でルールを定められているので、その職場で常時10人以上になったら就業規則を作成するというのもポイントです。
例えば、東京本社が20人、大阪支社が12人、名古屋支社が8人という場合には、東京と大阪で就業規則の作成が義務づけられることになります。

■就業規則に必ず記載する内容

就業規則には、必ず盛り込まないといけない「絶対的明示事項」（上記労基法89条の１～３項）と制度として採用したら就業規則に記載する「相対的明示事項」があります。

就業規則作成の流れ

就業規則は文書の作成だけで終わらず、周知するまでが一連の流れとなります。

①　就業規則案を作成する

まずは、就業規則の案を作ります。
厚生労働省からモデル就業規則（ひな形）が出ているので、それをアレンジしていくとゼロから作らなくてもいいです。

ただし、厚生労働省のモデル就業規則は手厚かったり、業界特有の働き方はカバーしていません。
そのまま引用するとトラブル時に手厚い労働条件を保障しなくてはいけなくなりますので、必ず自社向けに合った内容に条文の項目や文言をアレンジすることが必要です。

なお、条文を削る場合は、前述の「絶対的明示事項」を誤って削らないように注意が必要です。

②　従業員の意見を聞く

就業規則の案ができたら、「従業員の過半数で組織する労働組合」または「従業員の過半数を代表する者（以下、過半数代表者）」から意見をききます。（書面で取得）

ポイントの一つは、「意見を聞く」手続きが必要で、賛成や同意までは求められていません。
（ただし、実務的には理解してもらうよう丁寧な説明は必要になります。）

もう一つのポイントは、労働基準法により就業規則は「場所」ごとに作成することになりますので、意見聴取も常時10人を超える拠点ごとに代表者を決めて、意見を聴取することです。

この「従業員の過半数」の母数は、社員だけでなく契約社員やパートも含まれます。
また、過半数代表者については選出方法にもルールがあり、

労働基準法第41条2項に規定する管理監督者ではないこと
労働基準法に規定する協定等をする者を選出することを明らかにして実施される投票、挙手等の方法による手続きにより選出された者

という適格性が見られます。
適格性が認められない時は「意見聴取をしていない」として30万円の罰金の対象となりますので、注意が必要です。
（三六協定など他の労使協定も不備扱いにされてしまうことも。）

就業規則意見書｜東京労働局HP「様式集」より

③　労働基準監督署に届け出る

労働基準法第89条に記載されている行政官庁は「労働基準監督署」になります。
拠点ごとに管轄する労働基準監督署に届け出てもらうことになります。

届け出る内容は

就業規則（変更）届
作成した就業規則
過半数代表者の意見を記載した書面（上記②の「意見書」）

の３点になります。

届出方法は

労働基準監督署に持参する
e-GOV電子申請を行う

の２種類になります。

持参する場合、紙でもCD-ROM等の電子媒体でもよいのですが、「過半数代表者の意見を記載した書面」は書面であること、過半数代表者の署名または記名が必要とされているのでご注意ください。

なお、例えば、就業規則とは別に「賃金規程」を作る場合は、労働基準法第89条の項目に該当するため、就業規則と同様に労働基準監督署への届け出が必要となります。

就業規則（変更）届｜東京労働局HP「様式集」より

④　就業規則を周知する

作成した就業規則は、誰でも閲覧できる場所（休憩室や掲示板）への備えつけや、社内サイト等へのデータ保管等を行い、周知します。

ポイントは「作業場」であり「事業場」ではないことです。
掲示を行う際は、事業場の中に建物が混在する場合は、それぞれの建物ごとに就業規則を備えつけることが求められます。

会社の金庫にしまう等、実態として従業員が閲覧できない状態にしていると、労務トラブルがあった場合、会社の対応に不備ありとみなされてしまうので注意が必要です。

就業規則を作る時のコツ

■会社のメッセージを盛り込む

就業規則は、労働基準法第89条に規定する内容を網羅していれば成立しますが、会社のルールブックですので会社のメッセージをしっかり盛り込んで働き方の拠り所として活用していくと良いでしょう。

■分かりやすい言葉で書く

会社はバックグラウンドの違う人が集まっています。
それぞれの解釈が変わる文章ではルールが成立しなくなり、企業秩序が乱されます。
分かりやすい言葉、解釈がズレにくい文章を意識して作ることをおすすめします。

■モデル就業規則のまま使わない

厚生労働省が出しているモデル就業規則（ひな形）は、どんな章立てでどんな項目を入れればいいのか分かるのがメリットになりますが、内容が少し手厚いので自社の実情に合わない条文があります。
実情に合わない内容でも一度ルール化してしまうと、会社にも守る義務が生じるため注意が必要です。

■社員用とパート用でわける（推奨）

就業規則はその規定が対象とする従業員全員にルールが適用されます。
多くの場合、社員（無期雇用、フルタイム）とパート（有期雇用、パートタイム）で働き方や責任が変わっており、その役割に応じた処遇を設定しています。
同一労働同一賃金のルールが整備されていますので、就業規則を分けて「同一ではない」部分をクリアにしておくと労務トラブルへの対策に繋がります。