人事で扱う書類の保管期限について

会社で取り扱う書類は数多くあります。
ここでは人事関係の書類を中心に保管期限をまとめました。どうぞご参考にしてください。

人事労務、賃金、各種社会保険、安全衛生（全般）で取扱う書類のうち、法律や慣例で保管期限が定められているものをリストアップしました。

「就業規則の保管期限は何年？」
「三六協定の保管はいつが起算日になる？」
「こんな書類にも保管期限が決められているのか？」

など参考にしていただければ幸いです。

社内には上記の以外にも様々な書類やデータがあります。
法定保存文書ではないため各社で保管期限を定めていくことになりますが、「いつまで保管していればいいのか？」と迷う事が多々あります。

上記一覧の内容に準じたものであれば法定保存期間や民法の債権（５年）が一つの目安になります。
それ以外の内容（例：アンケートなど）は、１～２年保管しておくと担当者が解く全変わっても前回の内容が確認できて安心かと思います。

氏名、住所、性別、生年月日といった個人を特定できる基本情報にマイナンバーを紐づけた情報を、マイナンバー法では「特定個人情報」と定めています。
「特定個人情報」に該当した場合、取得、保管、利用、提供、廃棄のそれぞれの場面について制限が設けられています。

特に、以下の廃棄については、書類だけでなくデータまで削除を求められているため注意が必要です。
年ごとに書類やデータをまとめておき、いつ廃棄すればいいか分かりやすくする工夫をしておくと良いでしょう。

参考）マイナンバー制度とマイナンバーカード（総務省）

例えば労働基準監督署の臨検など、関係行政が監査に来た際には法定保存文書の保管状況の確認が入ります。
その際に、書類が用意できなければ会社の管理が杜撰とみられるだけでなく、状況により罰則が適用されてしまいます。

例：労働基準法第109条（記録の保存）に違反した場合は、30万円以下の罰金に処される（同法第120条第1号）

会社にある数多くの書類の中には、法律で保管期限が定められた「法定保存書類」があります。
一方で、マイナンバー法に抵触する内容については、保管だけでなく、書類やデータの着実な廃棄が求められる書類もあります。

行政等の監査が来る際も慌てることなく準備することができますので、早いうちに書類の仕分けや保管方法をルール化しておくと良いでしょう。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。